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Traitement des données personnelles
CSE BPOC

 

Dans le cadre de la navigation sur le Site via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales, le CSE BPOC est responsable de traitement.

1.  Quelles données recueille votre CSE ?

 

Le CSE BPOC peut recueillir directement auprès de vous des données à caractère personnel. Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données recueillies directement par le CSE BPOC sont :  

  • Etat civil du salarié (Nom, Prénom, Date de Naissance)
  • Matricule Interne
  • Coordonnées personnelles du salarié (postale, email et N° téléphone)
  • Coordonnées professionnelles du salarié (email)
  • Situation matrimoniale
  • Site et service de travail (agence)
  • Type de contrat de travail et date d’entrée (sortie le cas échéant)
  • Coordonnées bancaires
  • Le Revenu Disponible contenant toutes les données nécessaires à son calcul
  • Avis Imposition
  • Bulletin de paie du mois mentionnant l’intéressement et participation N-1
  • Contrat de travail
  • Etat civil des ayants droits (nom, prénom, date de naissance et notion à charge/non à charge)
  • Justificatif de création d’un nouvel ayant-droit (certificat naissance, mariage, livret de famille…)
  • Justificatifs de dépenses liés à des prestations du CSE (sport, garde d’enfant, voyage individuel, billetterie…)
  • Justificatifs indispensables à la participation aux prestations (pièce d’identité, formulaires administratifs, documents médicaux demandés lors de l’annulation d’un dossier)
  • Coordonnées et documents liés à des extérieurs pouvant bénéficier de prestations du CSE à titre exceptionnel

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif. Dans le cadre de la mise en place du système de RD permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

2.  Finalité des données collectées

 

Dans le cadre de l’exécution des prestations du CSE BPOC, des données à caractère personnel, (ci-après dénommées « Données Personnelles ») concernant les Bénéficiaires sont collectées et font l’objet de traitements dans le cadre des activités du CSE.

Le traitement peut avoir tout ou partie des finalités suivantes :

 

  • Gestion administrative et comptabilité : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers ;
  • Historique de suivi de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales (chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie- spectacles et loisirs voyage et séjours, activités sportives, prêts d’objets et médiathèques, location de vacances, ventes de produits divers) ;
  • Attribution de primes liées aux frais de garde des enfants et activités extra scolaires

3.  Durée de conservation


Les données qui ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées doivent être supprimées par le CSE.

En revanche le CSE sera amené à conserver certaines de vos données afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et URSSAF) :

- Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes seront conservés dix (10) ans.
- Les justificatifs sur les activités du CSE doivent être conservées durant trois (3) ans plus l’année en cours en cas de contrôle de l’URSSAF.
- Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) doivent être conservés au minimum trois (3) ans plus l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

Les données conservées dans l’outil sont donc :

-         Toutes les données relatives aux subventions versées pendant une durée de 3 ans + l’année en-cours
-         Toutes les données de comptabilité pendant une durée de 10 ans + l’exercice en cours
-         Toutes les données utiles pour la gestion des ASC à un instant donné (infos OD et AD, historique des consommations si gestion des priorités)

4.  Destinataires des données :

Les destinataires des données traitées par le Client sont :

  • EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’accompagnement à l’utilisation de la solution logicielle
  • La banque Banque Populaire Occitane aux fins de réalisation de virements/prélèvements vis-à-vis des bénéficiaires
  • L’ANCV (organisme gestionnaire des chèques vacances) afin de générer la commande annuelle
  • Organisme gestionnaire des chèques cadeaux afin de distribuer les chèques cadeaux pour chaque évènement
  • Organisme gérant la distribution des cadeaux de fin d’année pour les enfants
  • Organismes gestionnaires de voyages/séjours/Wend afin de leur permettre de gérer l’organisation de la prestation à partir d’une liste des inscrits
  • CASCIE qui gère les prestations du comité inter-entreprise
  • Organismes gérant les linéaires/nuitées proposés par le CSE
  • Organismes gérant les différents évènements organisés par votre CSE (soirées, évènements associatifs…)

5.  Sécurité des données

Le CSE BPOC s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la loi applicable en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE BPOC veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

6.  Quels sont vos droits ?

Vous pouvez, conformément à la règlementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de portabilité et de limitation quant aux Données vous concernant, comme suit :

- Auprès du CSE BPOC : en envoyant sa demande à l’adresse email : csebpoc@occitane.banquepopulaire.fr

7.  Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.  En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

bpoccse@occitane.banquepopulaire.fr

9.  Modification de la Politique de protection des données

Le CSE BPOC est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser davantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.